2018.15.4
Účetní doklady a jejich uchovávání
Ing. Jiří Vychopeň
Podle § 6 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o účetnictví" nebo "ZoÚ"), jsou účetní jednotky povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, účetními doklady. Účetní doklady jsou prvotní účetní záznamy, nesoucí informaci o uskutečněném účetním případu. Hospodářská operace se stává účetním případem jen tehdy, je-li doložena účetním dokladem.
Podle § 11 odst. 2 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují.
NahoruNáležitosti účetních dokladů
Účetní doklady jsou podle ustanovení § 11 odst. 1 zákona o účetnictví průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:
a) označení účetního dokladu
Zákonem o účetnictví ani prováděcími účetními předpisy není způsob označení účetního dokladu nijak specifikován. V praxi se tato náležitost řeší zejména očíslováním každého účetního dokladu, přičemž konkrétní způsob číslování, případně dalšího označování účetních dokladů, si účetní jednotka sama stanoví ve svém vnitřním předpisu; obvykle to záleží na používaném účetním software.
b) obsah účetního případu a jeho účastníky
Podle § 11 odst. 2 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny vyhotovovat účetní doklady tak, aby bylo možno jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah každého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví (tj. zejména s použitím účetních metod uvedených v § 4 odst. 8 zákona o účetnictví). Soulad obsahu účetního dokladu se skutečností je základním předpokladem průkaznosti účetního dokladu.
Obsah účetního případu může být uveden i v cizím jazyce. Podle § 4 odst. 13 zákona o účetnictví ale mohou být účetní doklady vyhotoveny v cizím jazyce jen tehdy, pokud je splněna podmínka srozumitelnosti podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.
Účastníky účetního případu jsou fyzické nebo právnické osoby, které je třeba v účetním dokladu označit jednoznačně tak, aby nemohlo dojít k omylu či záměně. Nic bližšího k této náležitosti ale zákon o účetnictví nestanoví. Obvykle jsou účastníci účetního případu označováni jménem nebo názvem osoby s uvedením adresy sídla a identifikačního čísla osoby (IČO), popř. daňového identifikačního čísla (DIČ), bylo-li přiděleno.
c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
d) okamžik vyhotovení účetního dokladu
Jak již bylo uvedeno, jsou účetní jednotky povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po uskutečnění hospodářské operace, kterou zachycují. Jako okamžik vyhotovení účetního dokladu se obvykle uvádí den (tj. datum) skutečného vystavení dokladu účetní jednotkou.
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d)
Podle bodu 2.4.3. Českého účetního standardu pro podnikatele č. 001 je okamžikem uskutečnění účetního případu den, ve kterém dojde ke skutečnostem, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly, popřípadě účetní jednotka má k dispozici potřebné doklady tyto skutečnosti dokumentující (např. došlé a vydané faktury, smlouvy, splátkové kalendáře, platební výměry, výpisy…
