Analytické účty a analytické členění - proč je důležité a jak je vést

2023.10.1

Analytické účty a analytické členění – proč je důležité a jak je vést

Ing. Jiří Koch

Analytické účty vytváříme v účetnictví k těm syntetickým účtům, u nichž je třeba sledovat údaje v podrobnějším členění. Předností analytických účtů je větší přehlednost a lepší kontrola. Kromě analytických účtů má svou významnou úlohu analytické členění účtů, které kromě jiného plní i svou neodmyslitelnou úlohu v procesu provádění inventarizace a jejího vyhodnocení, se kterým souvisí správné, průkazné a srozumitelné vypořádávání všech zúčtovatelných rozdílů zjištěných v rámci inventarizace na majetku a závazcích. Bez analytických účtů a jejich případného analytického členění si nelze představit dobrou informační úlohu účetnictví, a v neposlední řadě ani schopnost správného sestavení daňového přiznání.

Podle § 46 vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "vyhlášky"), je účetní jednotka povinna v souladu s § 14 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon"), vytvořit na základě závazné směrné účtové osnovy účtový rozvrh. Směrná účtová osnova tvoří Přílohu č. 4 vyhlášky. Účtový rozvrh musí umožnit účetní jednotce zaúčtovat v rámci účetního období všechny účetní případy a sestavit účetní závěrku. Účetní jednotka je přitom povinna vycházet z označení a uspořádání účtových skupin směrné účtové osnovy.

Účetní jednotky sestavují účtový rozvrh pro každé účetní období, v průběhu účetního období je možno účtový rozvrh doplňovat. Ubírat účty lze ale jen v tom případě, když nebyl v účetním období takový účet použit, tj. nebylo na něm nic účtováno a neměl ani počáteční zůstatek. Pokud nedochází k prvnímu dni účetního období ke změně účtového rozvrhu platného v předcházejícím období, postupuje účetní jednotka podle tohoto účtového rozvrhu i v následujícím období. Způsob prodloužení platnosti účtového rozvrhu by měl být uveden ve vnitřním předpisu účetní jednotky.

Při vedení účetnictví v plném rozsahu je nutno účtový rozvrh stanovit tak, aby obsahoval syntetické účty. Pro podrobnější členění syntetických účtů vytváří účetní jednotka ve vazbě na:

• vnitřní potřeby účetní jednotky,

• požadavky operativního řízení,

• požadavky pro zajištění sestavení účetní závěrky a

• právní předpisy, především zákon o daních z příjmů,

analytické účty a k nim příslušné analytické členění. Analytické účty k příslušným syntetickým účtům se vždy zahrnují do účtového rozvrhu účetní jednotky. V praxi vypadají analytické účty tak, že se označují strukturou číselných kódů za číslem syntetického účtu. Peněžní částky zde vedené musí odpovídat příslušným souhrnným peněžním částkám obratů nebo zůstatků syntetických účtů, k nimž jsou tyto účty vedeny.

Součástí účtového rozvrhu (zpravidla formou přílohy) je i analytické členění pro příslušné analytické účty – např. inventární čísla majetkové evidence u účtů dlouhodobého majetku, skladové položky u zásob, partneři u pohledávek a závazků, číselník pořízeného dlouhodobého majetku neuvedeného do užívání atd.

K vedení účetních zápisů, které nejsou předmětem zápisů do účetního deníku a do hlavní knihy, používá účetní jednotka podrozvahové účty.

Nic nebrání účetní jednotce vytváření i jiných číselníků, symbolů a zkratek (např. číselník středisek, výkonů, účelů, zakázek či obchodních případů apod.). Podmínkou však je, že musí být zcela jasně stanovena jejich vazba na účty vedené v účtovém rozvrhu účetní jednotky.

Účtový rozvrh včetně příloh, seznam číselníků, symbolů a zkratek, které účetní jednotka používá ve svém účetnictví, s uvedením jejich významu je jednou z nutných podmínek pro srozumitelnost účetnictví definovanou v § 8 odst. 5 zákona. Srozumitelnost účetnictví je dána tím, že účetnictví umožňuje určit spolehlivě a jednoznačně obsah skutečností, které jsou předmětem účetnictví, a to ve formě účetních případů s použitím účetních metod podle zákona a na základě účetních záznamů. Přitom srozumitelné jsou takové záznamy vzniklé seskupením dílčích účetních záznamů, kdy u každého dílčího účetního záznamu jsou dodržena všechna ustanovení týkající se účetních záznamů. V praxi se mj. jedná o srozumitelnost účetního záznamu v kontextu s ostatními účetními záznamy. Například u složitějších hospodářských operací, které se skládají z řady účetních případů (například barterový obchod), je třeba jednoznačně specifikovat jednotlivé účetní záznamy, resp. účetní případy (dodávka zboží, postoupení pohledávky, úhrada a další) tak, aby bylo možno zdokumentovat celou operaci ve vzájemných souvislostech a posloupnostech. Často se pro tento účel jako identifikátor používá zmiňovaný číselník obchodních případů jako součást účetního zápisu.

Vhodně zvolený slovně popisný název syntetického a analytického účtu by měl doplňovat názvy účtových skupin uvedené ve směrné účtové osnově. Určitě není vhodné používat označení tzv. zvykovými vnitropodnikovými zkratkami, neboť osoba mimo účetní jednotku jim asi těžko porozumí. V názvu účtu by měla být respektována terminologie, která odpovídá právním předpisům zejména ve vztahu k účetnictví a daním, zákonu o obchodních korporacích či občanskému zákoníku, avšak měla by také respektovat specifika činností, které v organizaci probíhají a jsou předmětem účetnictví.

Většina účetních jednotek z historických a praktických důvodů používá čísla a názvy syntetických účtů, které byly do roku 2002 součástí účtové osnovy z Opatření Ministerstva financí č. j. 281/89759/2001, kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro podnikatele, samozřejmě v aktualizované podobě podle změn účetních a jiných předpisů. Tato účtová osnova obsahovala tříčíselné označení pro účty. Pokud by si však účetní jednotka chtěla stávající dvoučíselné účtové skupiny rozčlenit na jiné, než historicky užívané účty, je to možné.

Základní kritéria pro vytváření analytických účtů jsou uvedena v bodě 2.2. Českého účetního standardu pro podnikatele č. 001 Účty a zásady účtování na účtech (dále jen "ČÚS") a v dalších standardech řešících účtování jednotlivých složek majetku a závazků.

Při tvorbě analytických účtů bere účetní jednotka do úvahy zejména následující hlediska:

Dlouhodobý majetek

• U dlouhodobého majetku je třeba uvést podrobnější klasifikaci dlouhodobého majetku, např. podle bodu 6.2 a 6.3 ČÚS č. 013 Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek prostřednictvím analytických účtů a příslušného analytického členění v podobě inventárních karet majetku. Onou "inventární kartou" nemusí být přímo papírová karta, ale samozřejmě i datový soubor. Zde je předepsáno velké množství náležitostí, které musí být o dlouhodobém majetku evidovány, jako je název majetku, jeho popis nebo číselné označení, datum a způsob jeho pořízení a uvedení do užívání, datum zaúčtování, ocenění, údaje o účetních odpisech a daňových odpisech, alokace majetku, údaje o technickém zhodnocení, údaje o předpokládané době užívání, informace o zbytkové hodnotě, informace pro přecenění na reálnou hodnotu v případě rozhodnutí o prodeji, datum a způsob vyřazení, údaje o dotaci na jeho pořízení, údaje o jeho případném zastavení, údaje o případné tvorbě souboru a další údaje.

• Je vhodné zřídit uspořádací účet technického zhodnocení dlouhodobého majetku (např. analytické účty v rámci účtové skupiny 04) a v průběhu účetního období na něm účtovat o nákladech, které věcně odpovídají definici technického zhodnocení a jejichž jednotlivé ocenění je sice nižší než částka stanovená účetní jednotkou (popř. stanovená v zákoně o daních z příjmů), ale které mohou v úhrnu za celé účetní období splnit podmínky pro technické zhodnocení dlouhodobého majetku. Nejpozději k rozvahovému dni účetní jednotka posoudí, zda jsou vymezené podmínky splněny – v případě kladného výsledku uvede technické zhodnocení v příslušné položce majetku, v opačném případě v příslušné položce nákladů.

• Na samostatných analytických účtech se vede majetek zatížený věcným právem, popř. převedené nebo poskytnuté zajištění.

Peněžní prostředky a cenné papíry

• Odděleně je nutno evidovat peněžní prostředky v pokladně a ceniny podle jednotlivých měn, bankovní účty podle účtů a měn jednotlivých bank, krátkodobé úvěry podle účtů u jednotlivých bank. Dojde-li např. k nesouladu na účtech bank…