Daňové doklady a jejich uchovávání

2018.16.1

Daňové doklady a jejich uchovávání

Ing. Jiří Vychopeň

V díle 5:

Oddíl 1 – Obecná ustanovení o daňových dokladech (§ 26 ZDPH)

Oddíl 2 – Vystavování daňových dokladů (§ 27 a 28 ZDPH)

Oddíl 3 – Náležitosti daňových dokladů (§ 29 a 29a ZDPH)

Oddíl 4 – Zjednodušený daňový doklad (§ 30 a 30a ZDPH)

Oddíl 5 – Zvláštní daňové doklady (§ 31 až 32 ZDPH)

Oddíl 6 – Daňové doklady při dovozu a vývozu zboží (§ 33 a 33a ZDPH)

Oddíl 7 – Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů (§ 34 ZDPH)

Oddíl 8 – Uchovávání daňových dokladů (§ 35 a 35a ZDPH)

V díle 6:

• Opravný daňový doklad (§ 45 ZDPH)

• Daňový doklad při provedení opravy výše daně u pohledávek za dlužníky v insolvenčním řízení (§ 46 ZDPH)

 NahoruObecná ustanovení o daňových dokladech

Daňový doklad

V § 26 ZDPH je daňový doklad obecně definován jako písemnost, která splňuje podmínky stanovené v tomto zákoně. To znamená, že daňový doklad může mít různou formu (např. faktura, doklad o zaplacení v hotovosti, smlouva), musí se však vždy jednat o písemnost vystavenou pro daný účel podle stanovených pravidel a obsahující stanovené náležitosti daňového dokladu.

Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu, přičemž daňovým dokladem v elektronické podobě je daňový doklad tehdy, je-li vystaven a obdržen elektronicky. V § 26 odst. 3 ZDPH je stanoveno, že s použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění podle tohoto daňového dokladu uskutečnilo. Znamená to, že je vyžadován souhlas příjemce plnění pro veškeré použití elektronického daňového dokladu, což zahrnuje kromě vystavení daňového dokladu i jeho předání nebo zpřístupnění a rovněž i jeho uchování po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Vlastní způsob udělení souhlasu s použitím daňového dokladu v elektronické podobě ale zákon nestanoví a ponechává volbu vhodného konkrétního způsobu udělení tohoto souhlasu plně na účastnících obchodní transakce (není vyžadována písemná forma souhlasu s použitím daňového dokladu v elektronické podobě). Za udělení souhlasu příjemce plnění s použitím daňového dokladu v elektronické podobě lze zřejmě považovat např. i to, že příjemce plnění uvede takový daňový doklad ve své evidenci přijatých daňových dokladů.

Pokud příjemci plnění nevyhovuje použití daňového dokladu v elektronické podobě, měl by svůj nesouhlas s použitím daňového dokladu v této podobě dát poskytovateli jednoznačně najevo (také v tomto případě volba konkrétního způsobu záleží na účastnících obchodní transakce), a v takovém případě může být daňový doklad vystaven a použit pouze v listinné podobě.

Podle § 26 odst. 4 ZDPH platí, že za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení ve stanovené lhůtě odpovídá vždy osoba, která plnění uskutečňuje. Platí to i v případě, kdy daňový doklad vystavuje na základě písemného zmocnění osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo třetí osoba.

Plátce, pro kterého bylo uskutečněno zdanitelné plnění v režimu přenesení daňové povinnosti, je podle § 92a odst. 2 ZDPH povinen doplnit výši daně v evidenci pro účely daně z přidané hodnoty. Za správnost vypočtené daně v tomto případě odpovídá plátce, pro kterého je plnění uskutečněno.

Ani v jiných případech ZDPH nestanoví povinné doplňování údajů na obdrženém daňovém dokladu. To se týká např. osob, které pořizují zboží z jiného členského státu. Podle § 100a ZDPH jsou plátce nebo identifikovaná osoba, kteří pořizují zboží z jiného členského státu, povinni vést v evidenci pro účely daně z přidané hodnoty hodnotu pořízeného zboží, a to v členění na pořízení zboží z jednotlivých členských států.

 NahoruVystavování daňových dokladů

Určení pravidel pro vystavování daňových dokladů

Podle § 27 ZDPH platí pro vystavování daňových dokladů základní pravidlo, podle kterého při dodání zboží nebo poskytnutí služby podléhá vystavování daňových dokladů pravidlům toho členského státu, ve kterém je místo plnění. To se týká především obsahu daňových dokladů a typu daňových dokladů.

V § 27 odst. 2 ZDPH jsou vymezeny případy, kdy výše uvedené základní pravidlo neplatí a kdy se vystavování daňových dokladů řídí pravidly členského státu, ve kterém má osoba povinná k dani, která plnění uskutečňuje, sídlo nebo provozovnu, a to:

1. pokud je místo plnění v členském státě odlišném od členského státu, ve kterém má osoba povinná k dani, která plnění uskutečňuje, sídlo nebo provozovnu, je-li plnění uskutečněno prostřednictvím této provozovny, a pokud osobou povinnou přiznat daň je osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, a tato osoba nebyla zmocněna k vystavení daňového dokladu, nebo
2. pokud je místo plnění ve třetí zemi.

Pravidla příslušného členského státu pro vystavování daňových dokladů se použijí vždy při zasílání zboží plátcem do jiného členského státu, pokud plátce z důvodu překročení limitu v členském státě, do kterého je zboží zasíláno (případně při dobrovolné registraci v tomto členském státě) přiznává daň v tomto jiném členském státě.

Vystavování daňových dokladů v tuzemsku

V § 28 odst. 1 ZDPH je stanoveno, kdy je plátce povinen vystavit daňový doklad, a to při:

1. dodání zboží nebo poskytnutí služby osobě povinné k dani nebo právnické osobě nepovinné k dani, s výjimkou plnění osvobozených od daně bez nároku na odpočet daně,
2. zasílání zboží do tuzemska s místem plnění v tuzemsku,
3. dodání zboží do jiného členského státu, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně,
4. přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění podle písmene a) nebo b) vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění ke dni přijetí úplaty,
5. uskutečnění plnění podle § 13 odst. 4 ZDPH, s výjimkou § 13 odst. 4 písm. c) ZDPH,
6. uskutečnění plnění podle § 14 odst. 3 ZDPH, s výjimkou § 14 odst. 3 písm. c) ZDPH.

V § 28 odst. 2 ZDPH je stanoveno, kdy je osoba povinná k dani povinna vystavit daňový doklad, a to při:

a) uskutečnění plnění pro osobu povinnou k dani nebo právnickou osobu nepovinnou k dani, je-li místo plnění v členském státě, ve kterém nemá osoba povinná k dani, která plnění uskutečňuje, sídlo nebo ve kterém nemá umístěnu provozovnu, prostřednictvím které je toto plnění uskutečněno, pokud jde o:

1. poskytnutí služby,
2. dodání zboží s instalací nebo montáží, nebo
3. dodání zboží soustavami nebo sítěmi,

b) poskytnutí služby nebo dodání zboží s instalací nebo montáží pro osobu povinnou k dani nebo právnickou osobu nepovinnou k dani, je-li místo plnění ve třetí zemi,

c) přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění podle písmene a) nebo b) vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění ke dni přijetí úplaty.

Podle § 28 odst. 3 ZDPH je v případě dražby obchodního majetku plátce a také při prodeji obchodního majetku plátce mimo dražbu povinen vystavit daňový doklad namísto plátce a poskytnout jej plátci orgán veřejné moci nebo dražebník, a to obdobně podle odstavce 1 písm. a).

V § 28 odst. 4 ZDPH je stanovena obecná lhůta pro vystavení daňového dokladu v délce 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, nebo přiznat plnění. Pro některé případy je ale v § 28 odst. 5 ZDPH stanoveno, že daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo plnění nebo byla přijata úplata před jeho uskutečněním, např.:

• při dodání zboží do jiného členského státu, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně,

• při poskytnutí služby nebo dodání zboží s instalací nebo montáží pro osobu povinnou k dani nebo právnickou osobu nepovinnou k dani, je-li místo plnění v členském státě, ve kterém nemá osoba povinná k dani, která plnění uskutečňuje, sídlo nebo ve kterém nemá umístěnu provozovnu, prostřednictvím které je toto plnění uskutečněno,

• při poskytnutí služby nebo dodání zboží s instalací nebo montáží pro osobu povinnou k dani nebo právnickou osobu nepovinnou k dani, je-li místo plnění ve třetí zemi.

Podle § 28 odst. 6 ZDPH může osoba povinná k dani písemně zmocnit k vystavení daňového dokladu osobu, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo třetí osobu. Pokud je toto zmocnění uděleno elektronicky, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem.

 NahoruNáležitosti daňových dokladů

Základní náležitosti daňových dokladů jsou stanoveny v díle 5 oddíle 3 ZDPH a v dalších oddílech jsou pak pro jednotlivé druhy zvláštních daňových dokladů stanoveny již pouze výjimky či odchylky od náležitostí běžného daňového dokladu.

Náležitosti běžného daňového dokladu

Podle § 29 odst. 1 ZDPH musí daňový doklad obsahovat tyto údaje:

a) označení osoby, která uskutečňuje plnění

Podle § 29 odst. 4 ZDPH se označením pro účely daňových dokladů rozumí:

• obchodní firma nebo jméno,

• dodatek ke jménu a

• sídlo.

Obchodní firma je jméno, pod kterým je podnikatel zapsán do obchodního rejstříku (viz § 423 a násl. NOZ). Jméno člověka je jeho osobní jméno a příjmení, popřípadě jeho další jména a rodné příjmení, které mu podle zákona náležejí (viz § 77 občanského zákoníku). Podle § 79 občanského zákoníku může člověk pro určitý obor své činnosti nebo i pro soukromý styk přijmout pseudonym. Jménem právnické osoby je její název (viz § 132 a násl. občanského zákoníku).

Podle § 4 odst. 1 písm. i) ZDPH se pro účely tohoto zákona u osoby povinné k dani sídlem rozumí adresa místa jejího vedení, kterým se rozumí místo, kde jsou přijímána zásadní rozhodnutí týkající se řízení osoby povinné k dani, popřípadě místo, kde se schází její vedení; nemá-li fyzická osoba místo svého vedení, rozumí se sídlem u této osoby místo jejího pobytu. Podle § 98 písm. c) ZDPH zveřejní správce daně údaj o sídle plátce nebo identifikované osoby spolu s dalšími údaji z registru plátců a identifikovaných osob, a to způsobem umožňujícím dálkový přístup.

b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění

Daňové identifikační číslo obsahuje kód "CZ" a kmenovou část, kterou tvoří obecný identifikátor, kterým je v případě fyzické osoby její rodné číslo a v případě právnické osoby její identifikační číslo osoby (IČO).

c) označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje

Při uvádění této náležitosti je také třeba se řídit ustanovením § 29 odst. 4 ZDPH, podle kterého se označením pro účely daňových dokladů rozumí:

• obchodní firma nebo jméno,

• dodatek ke jménu a

• sídlo.

d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje

Platí totéž jako u písm. b).

Podle § 29 odst. 3 ZDPH daňový doklad nemusí obsahovat daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, není-li jí přiděleno.

e) evidenční číslo daňového dokladu

Pokud je daňový doklad zároveň účetním dokladem, je zpravidla evidenční číslo daňového dokladu shodné s označením účetního dokladu.

f) rozsah a předmět plnění

Tato náležitost musí být dostatečně konkrétní, aby z ní bylo zřejmé, co bylo předmětem plnění (tj. jaké zboží a v jakém množství bylo dodáno, jaká služba a v jakém rozsahu byla poskytnuta apod.).

g) den vystavení daňového dokladu

Podle § 28 odst. 4 ZDPH musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, nebo přiznat plnění. V případech uvedených v § 28 odst. 5 ZDPH musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo dodání zboží nebo poskytnutí služby anebo byla předem přijata úplata.

h) den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu

Pokud je daňový doklad vystaven v ten samý den, kdy došlo k uskutečnění zdanitelného plnění nebo k přijetí úplaty, nemusí být den uskutečnění zdanitelného plnění nebo den přijetí úplaty na daňovém dokladu uveden.

i) jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně

Podle ustanovení § 29 odst. 3 písm. b) ZDPH daňový doklad nemusí obsahovat jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, pokud vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění ke dni přijetí úplaty.

j) základ daně

Základ daně je upraven v § 36 až 41 ZDPH. Základ daně může být uveden i v cizí měně.

k) sazbu daně

Sazby daně jsou stanoveny v § 47, § 48 a § 49 ZDPH.

l) výši daně

Výše daně se uvádí v české měně. Způsob zaokrouhlování vypočtené daně je stanoven v § 37 ZDPH, který upravuje způsob výpočtu daně u dodání zboží a poskytnutí služby.

Podle § 29 odst. 3 písm. c) ZDPH daňový doklad nemusí obsahovat sazbu daně a výši daně, pokud:

1. se jedná o plnění osvobozené od daně, nebo

2. osobou povinnou přiznat daň je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Podle § 29 odst. 2 ZDPH daňový doklad musí obsahovat rovněž:

a) odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,

b) údaj "vystaveno zákazníkem", je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,

c) údaj "daň odvede zákazník", je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Tento údaj musí být na daňovém dokladu uveden např.:

• při dodání zboží do jiného členského státu, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně,

• poskytnutí služby s místem plnění mimo tuzemsko, pokud je osoba, které je služba poskytována, povinna přiznat a zaplatit daň ve státě, ve kterém se nachází místo plnění,

• uskutečnění zdanitelného plnění v režimu přenesení daňové povinnosti podle § 92a ZDPH.

V některých případech musí daňový doklad obsahovat kromě údajů stanovených v § 29 ZDPH i některé další speciální údaje, např.:

• Při dodání nového dopravního prostředku musí být podle § 19 odst. 8 ZDPH na daňovém dokladu uveden údaj, že se jedná o nový dopravní prostředek, a údaje tuto skutečnost potvrzující.

• Při poskytnutí cestovní služby musí být podle § 89 odst. 9 ZDPH na daňovém dokladu uveden údaj "zvláštní režim - cestovní služba".

Podle uvedeného ustanovení také platí, že při poskytnutí cestovní služby nesmí být na daňovém dokladu samostatně uvedena daň týkající se přirážky.

• Při dodání zboží, které je předmětem zvláštního režimu, musí být podle § 90 odst. 14 ZDPH na daňovém dokladu uveden údaj "zvláštní režim - použité zboží" nebo "zvláštní režim - umělecká díla" nebo "zvláštní režim - sběratelské předměty a starožitnosti".

Také v tomto případě platí, že na daňovém dokladu nesmí být samostatně uvedena daň týkající se přirážky, s výjimkou dokladu o prodeji osobního automobilu pro osobu se zdravotním postižením.

Na daňovém dokladu vystavovaném v případě plnění uskutečněného skupinou, se podle § 29a odst. 1 ZDPH namísto označení skupiny, která uskutečňuje plnění, uvede označení člena skupiny, který uskutečňuje plnění. Na daňovém dokladu vystavovaném v případě plnění uskutečněného pro skupinu, se podle § 29a odst. 2 ZDPH uvede namísto označení skupiny, pro kterou se uskutečňuje plnění, označení člena skupiny, pro kterého se uskutečňuje plnění.

Náležitosti daňového dokladu skupiny

V případě plnění uskutečněného skupinou (jedná se o specifický daňový subjekt upravený v § 5a až 5c ZDPH), se na daňovém dokladu uvede namísto označení skupiny, která uskutečňuje plnění, označení člena skupiny, který uskutečňuje plnění, a v případě plnění uskutečněného pro skupinu, se na daňovém dokladu uvede namísto označení skupiny, pro kterou se uskutečňuje plnění, označení člena skupiny, pro kterého uskutečňuje plnění.

 NahoruZjednodušený daňový doklad

Podle § 30 odst. 1 ZDPH lze daňový doklad s výjimkou případů uvedených v odstavci 2 vystavit jako zjednodušený daňový doklad, pokud celková částka za plnění na daňovém dokladu není vyšší než 10 000 Kč. Zjednodušený daňový doklad lze použít při jakémkoliv způsobu úhrady za plnění, tj. i při bezhotovostní platbě. O použití zjednodušeného daňového dokladu rozhoduje plátce, který uskutečňuje dané plnění.

Zjednodušený daňový doklad nelze vystavit např. v těchto případech:

• při dodání zboží do jiného členského státu, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně,

• při uskutečnění plnění, u něhož je povinna přiznat daň osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje (např. při poskytnutí stavebních nebo montážních prací, které podléhají režimu přenesení daňové povinnosti podle § 92e ZDPH, nebo při dodání zboží nebo poskytnutí služby uvedených v příloze č. 6 k ZDPH, které podléhají režimu přenesení daňové povinnosti podle § 92f ZDPH).

Podle § 30a ZDPH zjednodušený daňový doklad nemusí obsahovat:

• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,

• daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,

• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li…